Ketika printer kantor tidak dapat melakukan pekerjaannya, mungkin akan sangat mudah untuk merasa frustrasi. Dan apabila perangkat yang rusak itu merupakan printer multifungsi(MFP) yang juga bertugas sebagai pemindai dan mesin fotokopi kamu, kamu akan kehilangan waktu bisnis yang berharga dan produktivitas akan terhambat.

Ini cukup membuat kamu ingin mengangkat tangan menyerah(ataupun melemparkan printer kamu ke dinding). Tetapi, banyak permasalahan dapat diselesaikan dengan sedikit pengetahuan tentang printer DIY.

Untuk membantu kamu kembali aktif dan berjalan dengan waktu henti sesedikit mungkin, Kreatifnesia telah menyusun daftar 10 permasalahan umum printer selanjutnya dan cara membetulkannya.

1. Printer Tidak Responsif

Sebelumnya, kita sangat memahami permasalahan dan solusi printer umum tertentu, pertimbangkan praktik terbaik yang disertai oleh teknisi Managed Print kita terlebih dulu. Senantiasa yakinkan dasar- dasarnya sudah ditilik sebelum mencoba memecahkan permasalahan umum dengan printer:

• Apakah printernya sudah hidup?
• Apakah sudah ada kertasnya?
• Apakah semua kabel yang diperlukan tersambung?
• Apakah semua koneksi nirkabel berfungsi dengan bagus?
• Sudahkah mengecek kartrid tinta atau toner printer?

Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, kamu dapat menjelajahi lebih jauh dengan beberapa solusi berikut.

2. Printer yang Tidak Ingin Mencetak

Apakah kamu mendapatkan pesan kesalahan pada panel kontrol atau hanya merasa pekerjaan cetak kamu macet di suatu tempat di dunia maya? Meskipun solusi termudah merupakan dengan menekan tombol daya dan memulai ulang printer kamu, berarti untuk mengecek ulang apakah kamu sudah memilih pengaturan cetak yang benar—sebaiknya sebelum kamu mengirim selusin salinan dokumen kamu ke perangkat lain yang berada di ruangan sebelah.

Kalau driver printer kamu mempunyai komunikasi 2 arah, kamu mungkin diperingatkan tentang masalah apalagi sebelum kamu pergi ke printer cuma untuk tidak menciptakan apa juga yang menunggu kamu di dulang cetak. Untungnya, peringatan ini kerap memberi tahu kamu apa perkaranya dan akan menyarankan cara penyelesaian masalah. Kalau semuanya gagal, matikan printer kamu, tunggu beberapa menit, kemudian hidupkan ulang printer dan aplikasi perangkat lunak kamu.

3. Kualitas Cetak Buruk

Ini mungkin nampak tidak penting, namun kertas yang kamu cetak dapat membuat perbandingan besar dalam kualitas cetak akhir kamu. Biasanya, kertas foto yang dijual oleh produsen printer kamu akan mempunyai lebih sedikit masalah dari kertas printer generik. Tetapi apa yang lebih penting? Cocokkan pengaturan printer dengan apa yang kamu cetak.

Ini berarti lebih dari sekedar memastikan tipe kertas yang benar dipilih; itu juga berarti memilih pengaturan kualitas cetak yang sesuai untuk halaman cetak kamu. Apakah kamu ingin mencetak foto untuk presentasi atau hanya salinan email yang akan kamu simpan? Kalau kamu mencetak foto berkualitas tinggi pada kertas glossy, pengaturan kualitas draft dan kertas biasa tidak akan cukup. Tidak hanya itu, mencampur merk dan jenis kertas dalam satu baki printer dapat menimbulkan masalah lebih lanjut.

4. Ketidakpastian Tentang Keamanan Printer

Sebagian besar produsen printer dilengkapi dengan fitur keamanan yang telah diinstal untuk mencegah dari akses yang tidak sah. Tetapi, apabila tindakan tertentu tidak diambil, peretas dapat memakai printer kamu sebagai pintu balik untuk menembus jaringan kamu. Langkah terbesar yang dapat kamu ambil untuk menghindari hal ini termasuk mengubah kata sandi default pada printer kamu dan membenarkan pembaruan keamanan terkini sudah diinstal.

Apabila kamu tidak yakin bagaimana melakukannya, minta manajer TI atau penyedia Managed Print Service(MPS) kamu untuk mengonfigurasi pengaturan keamanan kamu. Mereka akan memastikan kamu memiliki kotak kunci digital dan sudah memperbarui pengaturan keamanan. Mereka apalagi dapat menata bentuk pencetakan rahasia untuk mencegah dari potensi ancaman internal.

5. Printer yang Tidak Dapat Memindai Lagi

Pada saat MFP tidak lagi memindai, perangkat lunak pemindai yang rusak sering kali berfungsi sebagai penjahat. Untuk mendapatkan pemindaian printer kamu lagi, instal ulang paket perangkat lunak pencetakan. Apabila itu tidak berhasil, baca bagian pemecahan masalah manual pengguna, atau lihat online di situs web produsen untuk menemukan model printer tertentu kamu. Mungkin ada masalah perangkat keras yang perlu diperbaiki atau diganti.

6. Terlalu Banyak Kertas Macet

Sementara penyebab kemacetan kertas yang jelas mungkin yaitu benda asing yang terlepas di dalam printer, ada beberapa penyebab yang kurang diketahui, termasuk baki kertas yang sangat penuh ataupun kertas yang dimasukkan dengan tidak betul. Cobalah mengipasi tumpukan kertas untuk mengurangi statis dan debu, dan masukkan kembali kertas sembari menjaganya agar tetap rata dengan pemandu. Saat memakai kertas yang lebih tebal, kerapkali lebih bagus memasukkan tiap lembar secara manual ke dalam printer melalui baki bypass.

7. Mencetak Begitu Lambat

Walaupun printer inkjet dapat sangat lelet dengan waktu pengeringan tinta, printer laser juga dapat mengalami masalah. Sama seperti pencetakan dalam kualitas draf untuk foto detail dapat menyebabkan masalah kualitas cetak, demikian juga pencetakan dalam kualitas presentasi untuk dokumen teks hitam putih simpel.

Semakin kecil standar kualitas cetak, semakin cepat akan mencetak. Pertimbangkan juga apakah pekerjaan cetak kamu mencetak dalam bentuk dupleks(memakai kedua sisi kertas). Dalam hal ini, printer mesti meluangkan waktu untuk membalik tiap lembar kertas. Apabila tujuan kamu merupakan kecepatan, semakin sederhana pengaturan printer, semakin bagus.

8. Mencetak Terlalu Mahal

Sebelum kamu membayar satu set kartrid toner, pertimbangkan hal berikut:

• Dapatkah sebagian besar dokumen kamu dicetak dalam kualitas draft?
• Apakah kamu memerlukan tiap halaman dokumen, atau mungkin hanya beberapa?
• Apakah pencetakan dupleks ataupun 2 sisi merupakan pilihan?
• Apakah kartrid tinta kamu benar- benar dibuat untuk perangkat kamu dan apakah kartrid tersebut dibeli dari vendor yang bereputasi baik?

Kalau kamu membeli tinta pihak ketiga dengan harga lebih rendah, nozel cetak yang tersumpal dan kualitas tinta di bawah standar yaitu 2 keluhan normal dan tentu mengakibatkan pesanan tinta yang lebih sering. Memastikan semua karyawan mematuhi standar pencetakan biasa juga dapat mengirit uang. kamu mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk beralih ke sistem manajemen konten elektronik( ECM) tanpa kertas yang dapat menyimpan dan merutekan dokumen lewat cloud, membantu perusahaan kamu memajukan inisiatif hijaunya.

9. Tidak Dapat Mencetak dari Perangkat Seluler Saya

Hampir setiap industri printer besar sudah merilis aplikasi yang memungkinkan kamu menghubungkan perangkat seluler dengan printer untuk mencetak secara nirkabel. Printer nirkabel kamu apalagi tidak memerlukan konektivitas Wi-Fi, hanya memerlukan titik akses nirkabel yang memungkinkan kamu menginstal perangkat lunak yang dibutuhkan.

Kalau kamu mengalami permasalahan saat mencetak dari ponsel pintar ataupun perangkat seluler lainnya, periksa pembaruan aplikasi dan perangkat lunak dan yakinkan seluruhnya cocok dengan perangkat cetak kamu.

10. Pencetakan Wi-Fi Sangat Lama

Bila kecepatan printer kamu baik-baik saja saat tersambung melalui USB namun pencetakan nirkabel sangat lelet, bisa jadi besar printer kamu yaitu pengamat yang tidak bersalah; begitulah cara data cetak ditransfer seperti itu pihak yang bersalah. Coba dekatkan router dan printer.

Kalau memindahkan printer kamu lebih dekat ke router tidak memungkinkan, pastikan router kamu dilengkapi dengan bagus untuk pencetakan Wi-Fi dengan dukungan 802. 11n, firmware terkini, dan menawarkan pita 5GHz dan mempunyai 2, 4GHz. Beralih ke koneksi kabel, kemudian kembali ke nirkabel, terkadang dapat beroperasi dengan baik.

Pada kesimpulannya, seandainya tidak ada metode ini yang berfungsi atau printer kamu jauh melampaui masa pakai yang diharapkan, pertimbangkan untuk memperoleh kontrak jasa dengan pengganti kamu selanjutnya. Mengenali cara memperbaiki masalah printer terkadang memerlukan mengetahui siapa yang mesti dihubungi. Memanggil pakar yang sudah terbiasa dengan mesin kamu akan menghemat waktu dan frustrasi kamu dalam jangka panjang.

Bila salah satu masalah printer umum ini terus berlanjut, mungkin sudah waktunya untuk berkonsultasi dengan ahli teknologi bisnis yang dapat membantu masalah pencetakan kamu. Hubungi Perusahaan Gordon Flesch untuk penilaian kebutuhan Layanan Cetak Terkelola gratis dan tanpa kewajiban.